Il programma GEDA permette la gestione della problematica di un centro di distribuzione nella sua totalità. Si aggancia alla gestione dei punti vendita tramite il programma gestionale alimentari FOODMANAGER per l'invio e il prelievo dei dati.

I moduli di cui si compone essenzialmente sono 4:

1.GESTIONE ARTICOLI E TABELLE

2.GESTIONE MAGAZZINO

3.GESTIONE ACQUISTI

4.GESTIONE CESSIONI/VENDITE

Ognuno dei sopraelencati moduli può essere diviso in sottomoduli

GESTIONE ARTICOLI E TABELLE

Questo è il modulo principale dal quale dipende il buon funzionamento dell'intero programma.

L'anagrafica degli articoli e principalmente composta da 5 maschere di inserimento articoli così suddivise:

• anagrafica

• imballi

• costi/contratti

• cessioni

• assortimento

• listini

• tabelle

Anagrafica

L'anagrafica comprende la codifica dell'articolo, con un codice principale numerico che viene assegnato automaticamente dall'applicativo, un codice interno alfanumerico assegnabile dall'utente (es. di utilizzo vecchia codifica o codice parlante), fornitore del prodotto con relativo codice (è possibile inserire più fornitori per un singolo prodotto), codice EAN del prodotto, per tutti questi codice sarà possibile poi effettuare una ricerca dell'articolo stesso sia dai programmi di ordine che da quelli di movimentazione che da quelli di vendita; oltre alla codifica vengono poi richiesti i codici di fabbricante e marca di appartenenza dell'articolo (es. BARILLA Mulino Bianco), la codifica merceologica, secondo la specifica Nielsen, suddivisa in Area, Comparto, Famiglia e Mercato, (queste due codifiche permetteranno la ricerca via WEB nel caso si utilizzi il modulo di B2B), subito dopo verranno richieste delle descrizioni dalle quali verrà poi composta la descrizione a seconda dell'utilizzo;

altri dati importanti sono il tipo di consegna dell'articolo se al CE.DI od al PdV (rifatturazione) oppure in transfer-point (area di passaggio del magazzino), e se l'articolo è stato messo in uno stato di Fuori Assortimento o Temporaneamente Sospeso, o se si tratta di articoli Caratteristici (Colombe, Panettoni) oppure Stagionali (Gelati, etc), Il buyer che si incarica dell'acquisto di questo prodotto, in base al quale sarà poi possibile effettuare delle liste per il riordino.

Imballi

La maschera degli imballi prevede l'inserimento dei dati di composizione dell'articolo partendo dalla confezione (unità di vendita) dove bisogna specificare se si tratta di un articolo a peso fisso o variabile, il peso netto (utilizzato per il calcolo del prezzo al Kg/Lt da stampare sul visore) e l'unità di misura, per passare poi all'imballo inteso come unità di vendita, quindi di movimentazione come uscita di merce tramite fatturazione, al collo inteso come unità di ordine e di acquisto dal fornitore, nel caso in cui non vi sia un doppio imballo, l'imballo ed il collo coincidono e verrà inserito solo l'imballo, infine i dati relativi al pallet quali strati, colli per strato, questo dato viene utilizzato per la logistica di magazzino, cioè per l'assegnazione automatica del posto di stoccaggio della merce in base alla grandezza del posto ed a quella del pallet; come si vede nell'immagine allegata, per ogni tipologia vi è il relativo codice EAN, questo è molto importante in fase di fatturazione (Cash) in quanto a seconda del codice EAN letto tramite scanner viene applicata la quantità inserita nel tipo di imballo codificato, con l'opzione di volere bloccare come unità di vendita l'imballo e quindi forzare la vendita a cartone.

Costi/contratti

La maschera del costo/contratto contiene i dati relativi al costo di listino, la scontistica e le maggiorazioni applicate all'articolo; il dato di partenza è il costo base, ossia il costo di listino del fornitore, sul quale verranno calcolati in sequenza gli sconti, sia quelli provenienti dal contratto sia quelli legati all'articolo ed alla fine verrano applicate le maggiorazioni ove presenti; tra le maggiorazioni vi è il calcolo dell'UTIF e del contrassegno di stato che viene calcolato automaticamente in base alla gradazione alcolica inserita nell'anagrafica prodotto e all'importo/grado inserito nelle tabelle.

La scontistica, come si vede nell'immagine soprastante, è divisa in due parti: gli sconti in fattura, cioè quegli sconti che vengono evidenziati sulla fattura di acquisto, e quelli fuori fattura, cioè quelli che verranno recuperati a fine periodo (trimestre, semestre, anno) con fatturazione al fornitore, all'associazione oppure con note credito da parte del fornitore.

Come visibile, sia gli sconti in fattura che quelli fuori fattura sono divisi in due parti, la prima può essere agganciata direttamente al contratto fornitori, quindi seguire sempre le variazioni che vengono apportate al contratto stesso, questa funzione è opzionale in quanto se un prodotto non segue le direttive del contratto nazionale, ma ha una scontistica propria, si può abilitare l'opzione "2 Articolo", ed in questo caso si abilità l'inserimento degli sconti anche sul primo rigo (quello visibile in grigio con la dicitura "1 Fornitore"); la seconda invece è valida solo per il prodotto in questione (quella visibile in bianco) e quindi vi è la possibilità di inserire sconti che vanno a cumularsi a quelli del contratto e valgono solo per il prodotto in questione.

Gli sconti in fattura inseribili sull'articolo sono 5 in percentuale e 5 in valore agganciati al contratto fornitore, più altri 5 in percentuale e 5 in valore agganciabili al prodotto, oppure nel caso di una scontistica legata al prodotto 10 in percentuale e 10 in valore;

Tra gli sconti di cui sopra non debbono essere considerate le promozioni, ossia quella scontistica nazionale o locale che ha un carattere temporale, cioè ha una data iniziale ed una data finale, in quanto queste verranno inserite nella tabella Promozioni (vedi sotto).

In questa tabella è possibile inserire da uno a tre sconti che si vanno ad aggiungere alla scontistica già presente sul prodotto, oppure uno sconto in valore (con possibilità di inserirlo per collo piuttosto che per singolo articolo) o infine un prezzo netto.

Per tutto quello che riguarda costi e scontistica bisogna aggiungere che vi è la possibilità di inserire più condizioni di acquisto per lo stesso prodotto per fornitori diversi, oppure per lo stesso fornitore ma su canali distribuitivi diversi (es.: consegna effettuata al Supermercato invece del CE.DI).

Cessioni

I costi di cessione vengono utilizzati per la cessione della merce a soggetti collegati in qualche maniera al CE.DI, affiliati, negozi di proprietà o di proprietà di società controllate o collegate, etc., questi costi verranno aggiornati automaticamente, secondo le scelte effettuate dal CE.DI, o dal costo ultimo di acquisto, o dal costo medio oppure dal costo netto di contratto; da ciò si evince che il costo di cessione segue sempre il costo di acquisto della merce, la variazione automatica verrà effettuata giornalmente ed automaticamente a meno che sia marcato il flag di esclusione di Aggiornamento notturno sul prodotto.

Assortimento

In questa fase è possibile creare l'assortimento per i canali di vendita presenti nell'azienda, la prima classificazione riguarda proprio il canale distributivo, all'interno del canale è possibile identificare dei sottocanali (es. per tipologia, superficie, disposizione) a cui si può o meno mettere in assortimento il prodotto semplicemente spuntando o meno il check-box configurato.

Listini

I listini rappresentano l'ultima fase di codifica di un articolo, il numero di listini di vendita che si possono inserire su un prodotto dipende dalle linee di vendita (Canali) attivati e dal numero di listini inseriti nelle tabelle di installazione dell'applicativo; per ogni listino è possibile specificare se si utilizzano prezzi ivati o imponibile, in modo da inserire solo la tipologia di prezzo richiesta (visibile nell'immagine in quanto il listino CASH ha abilitato il prezzo imponibile mentre gli altri due quello ivato. Vi è inoltre la possibilità di inserire un prezzo di vendita differito, con una determinata data di attivazione, cosa visibile sul secondo rigo di ogni listino.

Tabelle

Tra le tabelle, meritano una menzione particolare la tabella composizione descrizione e la gestione degli operatori:

Come visto nell'anagrafica articoli non vi è una vera e propria descrizione, bensì questa viene composta ed utilizzata a secondo della funzione che si va ad utilizzare (in figura "Codice") e scegliendo la composizione stessa tra tutte le descrizioni e le codifiche inserite in sede di anagrafica.

Ogni persona che deve operare sulla procedura deve essere codificato in questa tabella, questo fa sì che ogni operazione effettuata dall'utente, previa autenticazione, verrà registrata, e quindi sarà poi possibile risalire a chi ha effettuato una operazione; inoltre questo consente, come visibile, di potere assegnare determinate abilitazioni ad ogni utente, (var. prezzi su fatturazione, accettazione assegni, consultazione statistiche, etc.) consentendo una gestione ottimale del personale adibito al sistema informativo.

GESTIONE MAGAZZINO

Il programma di gestione del magazzino si compone essenzialmente della codifica del magazzino/i, del programma di assegnazione tramite liste cartacee o terminali in radiofrequenza, e del programma di prelievo/spostamento merce sempre possibili con liste cartacee o terminali; la corretta gestione della logistica permette di avere un controllo della merce esistente con la relativa ubicazione già direttamente dall'anagrafica dell'articolo con il tasto "Logistica", inoltre la stessa gestione permette di ottimizzare le uscite della merce secondo il metodo FIFO quindi il primo stock di merce entrato sarà il primo ad uscire, eliminando il problema di deterioramento della merce dimenticata in qualche parte del magazzino;

Il magazzino/i verranno divisi in Canale, ossia un area dedicata ad un canale di vendita, Corridoio, Campata e Posto, ad ogni posto picking verrà associato l'articolo corrispondente, mentre i posti stock verranno utilizzati di volta in volta in base alle dimensioni del posto ed a quelle della merce che è in ingresso.

Una volta codificato il magazzino è possibile stampa le etichette da apporre sia sui posti picking che sui posti stock per l'identificazione degli stessi. (Queste stampe vengono effettuate su stampanti termiche dedicate)

Il successivo passo è quello dell'assegnazione al momento del carico della merce in magazzino, a fine carico il programma chiederà se si vuole una assegnazione automatica, una manuale o nessuna assegnazione;nel caso di assegnazione automatica verrà effettuata una stampa di frontalini da apporre sulla merce (pallet) dove verrà indicata la posizione e la data di ingresso, nel caso di assegnazione manuale prima della stampa verrà richiesta il posizionamento della merce stessa e dopo verrà effettuata la stampa dei frontalini.

Le ultime fasi sono: la stampa della movimentazione (abbassamento da posto stock a picking) della merce per il reintegro del posto picking e il prelievo della stessa per la successiva fatturazione, anche questa può essere gestita con stampe cartacee o con terminalini portatili in radiofrequenza, con la differenza che se gestita da terminalini la fatturazione verrà eseguita automaticamente dopo il prelievo senza nessun altra immissione di dati, altrimenti bisognerà confermare le liste cartacee su un terminale ed effettuare la fatturazione.

GESTIONE ACQUISTI

Le fasi principali della gestione degli acquisti sono: determinazione della merce da ordinare la fornitore, la formulazione dell'ordine vero e proprio, ed infine il carico della merce ordinata in magazzino.

Per la determinazione del merce da ordinare la procedura utilizzata permette l'effettuazione di una elaborazione filtrata per buyer/fornitore o per fornitore/gruppi, con opzionalmente il controllo dei giorni di riordino preimpostati per il fornitore; il report contiene i dati anagrafici dell'articolo, mette in evidenza i canali in cui l'articolo è in assortimento, la data ed il costo dell'ultimo acquisto effettuato, le uscite degli ultimi periodi, un controllo se l'articolo nei periodi precedenti è stato in offerta, o se sarà in offerta nel periodo che segue, un avvisatore che l'articolo sarà in offerta in acquisto nel periodo seguente, una previsione di uscita ed infine la quantità da ordinare in base alla previsione di uscita, all'esistenza in magazzino e agli ordini in corso, la stessa elaborazione crea un archivio di preordini con un numero progressivo che sarà stampato sul report stesso,che potrà essere poi richiamato dalla gestione ordini a fornitori in modo da velocizzare al massimo il caricamento dello stesso.

In fase di inserimento ordine a fornitori viene inserita la data di trasmissione, viene proposta la data del giorno successivo alla data dell'ordine, e la data di prevista consegna, calcolata in base ai giorni di consegna inseriti sul fornitore, con l'utilizzo di questa data sarà cosi possibile stampare una lista di merce da ricevere giornalmente al magazzino; è possibile inserire altresì degli sconti pagamento, che vengono proposti automaticamente in base alle condizioni di pagamento inserite sul fornitore, ed degli sconti carico che vengono inseriti di volta in volta a seconda se si ha o meno diritto al suddetto sconto. Visto che vi è la possibilità di avere una contrattistica diversa per canali diversi bisogna altresì inserire il canale per cui si vuole effettuare l'ordine, in modo che il programma applichi la corretta scontistica.

La fase di inserimento degli articoli da ordinare (corpo dell'ordine) può essere effettuata richiamando la lista "PREORDINI" con un tasto funzione (F4) dal campo "Mg.", ed inserendo sulla colona colli il numero da ordinare, o confermando il numero già inserito, alla fine premendo il tasto "Ordine" verrà caricato l'ordine per tutti gli articoli con una quantità inserita e verrà annullata la lista di preordine (da ciò si evince che se si deve per qualche motivo rifare l'operazione bisognerà prima rielaborare il report per generare un nuovo preordine); gli articoli inseriti nell'ordine verranno valorizzati alle condizioni di contratto inserite sull'articolo stesso, tenendo conto anche delle promozioni In sell-in attive alla data dell'ordine. Un altro metodo di inserire (o di aggiungere al metodo precedente) è quello tradizionale di inserimento del prodotto, questo può essere inserito sia per Codice Articolo principale, sia per Codice Veloce, sia per Codice EAN che per Codice Articolo Fornitori, è possibile effettuare una ricerca per fornitore, avendo così una lista di tutti i suoi articoli, è altresì possibile effettuare una ricerca per parte di descrizione, o per più parti di descrizione; all'inserimento del prodotto varrà effettuato il controllo se lo stesso fa parte dell'assortimento del fornitore ed in caso negativo verrà dato un messaggio di avviso potendo comunque forzare l'acquisto (es. fornitura da un grossista piuttosto che dal fornitore abituale), inoltre verrà controllato che l'articolo non sia Fuori Assortimento o Temporaneamente Sospeso, nel qual caso non ne verrà permesso l'ordine, infine viene controllato che venga completato uno strato di pallet altrimenti viene dato un avviso con una richiesta di completamento automatico dello strato.

Oltre alle quantità da ordinare viene richiesto il prezzo con la relativa scontistica, che viene proposta dai dati contrattuali, è comunque possibile gestire una condizione di acquisto particolare per il singolo ordine. Alla fine, dopo avere confermato l'ordine, ed avere effettuato opzionalmente la stampa dello stesso, opzionalmente è possibile variare i prezzi di cessione e/o di listino degli articoli ordinati, con effetto immediato o con una data differita di attivazione.

La stampa dell'ordine prevede due tipi di formati, uno non valorizzato con le sole quantità ordinate ed uno valorizzato con i prezzi, la relativa scontistica ed il totale.

L'ultima fase della Gestione Acquisti è il carico vero e proprio della merce ordinata al momento della consegna da parte del fornitore.

Come si vede dall'immagine sopra, al momento del carico della merce viene richiesto all'operatore l'inserimento del fornitore di cui avviene la consegna, del numero e della data del documento che accompagna la consegna e del numero di ordine da cui caricare, quest'ultimo può essere ricercato tra tutti quelli del fornitore ancora non consegnati;a questo punto verranno proposti gli articoli e le quantità in ordine, bisognerà modificare soltanto gli articoli che hanno una diversa consegna rispetto all'ordine ed infine confermare il tutto, a questo punto verrà effettuato il carico della merce in magazzino, verrà, se gestita, smistata la stessa nei punti di stoccaggio e verrà chiuso l'ordine e verrà stampata la "Controfattura", dove le quantità consegnate dal fornitore verranno valorizzate alle condizioni dell'ordine effettuato, cosicché si possa controllare il totale della fattura spedita dal fornitore con il totale secondo le condizione dell'ordine.

Questo è il risultato sui movimenti di magazzino:

Vi è da sottolineare che l'ordine a fornitore viene completamente chiuso anche in caso di consegna parziale.

GESTIONE CESSIONI/VENDITE

La gestione delle cessioni e delle vendite hanno una matrice comune, nel senso che ambedue si occupano dello smistamento/vendita della merce ordinata dai PdV o dai clienti.

Per quanto riguarda le cessioni a PdV di proprietà piuttosto che affiliati questa viene gestita dall'ordine clienti, questo può essere caricato in sede oppure può arrivare elettronicamente dal PdV, se questo viene meccanizzato, o dal sistema di E-COMMERCE B2B; al momento dell'evasione se non si utilizza un sistema di prelievo tramite radioterminali, bisogna stampare una o più liste di prelievo da consegnare ai prelevatori e dopo confermare le quantità prelevate se corrispondenti all'ordine oppure modificarle nel caso di una consegna parziale, finito questo selezionando il pulsante fattura si potrà emettere il documento di uscita (fattura o DDT).

La valorizzazione della merce in consegna al PdV o al Cliente varierà in base alla scelta in fase di codifica del cliente stesso, se si tratta di un affiliato o meno: nel caso di affiliati verrà emesso un documento con la valorizzazione a prezzi di cessione, nel caso di un cliente generico verrà valorizzato a prezzo di listino, secondo il listino che è stato codificato sull'anagrafica dello stesso.

Oltre alla gestione da ordine naturalmente è possibile emettere un documento DDT o Fattura/Nota Credito/Nota Debito, direttamente dal terminale, in questo caso valgono i criteri di valorizzazione della vendita descritti nella fase di ordine, e valgono i criteri generali di ricerca degli articoli (Codice Articolo, Codice Veloce, Codice Articolo Fornitore, Codice EAN, Parte di Descrizione)

Fatturazione Cash

Un altro tipo di vendita gestita è quella tramite fatturazione CASH, ossia tramite una "barriera casse" dedicata alla vendita all'ingrosso mediante l'effettuazione di fatture tramite scanner.

In questa fatturazione si è cercato di velocizzare al massimo l'inserimento degli articoli, presupponendo che vengano inseriti tramite codice EAN da scanner, quindi di norma viene richiesto il codice operatore (cassiere), il codice cliente, ed infine il codice EAN dell'articolo, a questa lettura è legato l'inserimento della quantità di vendita, che viene automatizzata in base al codice EAN letto, a seconda se l'EAN sia stato agganciato alla confezione/Imballo/Collo, verrà proposta in vendita la quantità corrispondente, a meno che non si sia forzata come unità di vendita l'imballo, nel qual caso verrà venduta sempre questa quantità; da ciò si denota che ad ogni lettura di EAN la macchina si ripropone su un successivo rigo per una nuova lettura, naturalmente è possibile ritornando indietro, modificare la quantità proposta dalla macchina.

Su questa fatturazione normalmente non è possibile variare il prezzo di vendita, vi è comunque la possibilità di variarlo su un rigo, tramite l'autenticazione di un operatore (responsabile) che ha la facoltà di potere effettuare la modifica.

A fine inserimento articoli verrà richiesto il tipo di trasporto (Dest/Mitt/Vett), il tipo pagamento, e nel caso di assegni verrà effettuato un controllo sul fido assegnato al cliente e verrà richiesta una autorizzazione dall'utente preposto all'accettazione degli stessi, dopodiché verrà stampata la fattura, con l'assegnazione del numero definitivo, e avverrà lo scarico del magazzino; vi è la possibilità di ristampare la fattura, nel caso la prima stampa non sia andata a buon fine.

Venduto da PdV

L'ultima parte della gestione vendita riguarda la parte demandata al PdV, in questo caso la vendita della merce sarà effettuata da un PdV di solito con una barriera casse, a cui la sede invia i dati anagrafici degli articoli (Descrizione, Reparto, Prezzi) e da cui, tramite procedure automatizzate, riceve i dati di vendite delle stesse casse; queste vendite saranno inserite nei movimenti di magazzino del PdV di competenza, in modo poi da essere fruibili dalle varie statistiche.

Offerte

Nella gestione delle vendite è stata inserita anche la problematica delle offerte, è possibile l'inserimento di un determinato gruppo di articoli in un periodo di offerta (dal al ), diversificando la stessa per canale, listino ed aggregazione di appartenenza, la tipologia di offerta varia dal MxN (es.: 3x2) per quanto riguarda la vendita tramite barriere casse, allo sconto promozionale o al prezzo netto, valido sia per la fatturazione sia per barriere casse, inoltre è possibile anche un'offerta per quanto riguarda la raccolta punti, inserendo il numero di bollini da omaggiare ad ogni vendita della quantità minima inserita, questa viene gestita dalla barriera casse, ove questa stessa la gestisca, e dalla fatturazione Cash.